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digitale Signatur- Warum kann ein Unternehmen das brauchen?

Haben Sie sich schon mit der „digitalen Unterschrift“ unter Verträge befasst?

 

 

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Warum eine „digitale Signatur“?

COVID-19 hat es gezeigt.

 Mitarbeiter*Innen und vertretungsbefugte Personen sind zum Teil im Home-Office oder im Büro.

Es ist nicht immer leicht, die nötigen Unterschriften für Verträge, interne Freigaben oder sonstige Dokumente, die zu unterschreiben sind, physisch auf das „Papier“ zu bringen, und das Dokument dann auch noch im Original zum Kunden, Lieferanten oder andren Vertragspartnern zu senden. Dies gilt um mehr bei Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.

Die „digitale Signatur“ kann helfen, Dokumente nicht physisch zu unterschreiben, sondern mittels elektronischer Unterschrift Verträge und Dokumente rechtssicher zu unterfertigen und den Work-Flow zu vereinfachen.

 

Ist eine „digitale Unterschrift“ rechtsgültig?

Vorab ist zu klären, ob es für einen Vertragsabschluss einer bestimmten Form bedarf, oder ob zB auch ein mündlich geschlossener Vertrag Gültigkeit hätte.

Übersicht über mögliche Formen des Vertragsabschlusses

Eine bestimmte Form für die Rechtsgültigkeit von Verträgen kann sich aus dem Gesetz (z.B. Bürgschaft) oder aus der Vereinbarung der Parteien (gewillkürte oder vereinbarte Form) ergeben.

Häufig findet sich in Verträgen Klauseln, dass die Verträge sie nur durch die Einhaltung der Schriftform wirksam werden oder dass nur die Schriftform alle anderen bisherigen Vereinbarungen ersetzt oder den gesamten Inhalt des Vertrages festlegt („Schriftformvorbehalt“).

Die Nichteinhaltung der (vorgeschriebenen oder vereinbarten) Form bewirkt dann uU die Ungültigkeit des Vertrages; diese Ungültigkeit wird durch Erfüllung geheilt, dh wenn beide Parteien sich an den Vertrag halten, ist die Einhaltung der Schriftform für die grundsätzliche Gültigkeit des Vertrages nicht mehr von Bedeutung.

In Verträgen oder auch in ÖNORMEN kann normiert sein, dass bestimmte Informationen (zB Mängelanzeige, Ankündigungen von Mehrarbeiten, Erfüllung der Warnpflicht ...) schriftlich zu erfolgen haben. Dies ist meist nur eine „Beweisvorschrift“, denn wenn nachgewiesen werden kann, dass die Information mündlich erfolgte, dann ist dies auch gültig.

 

Textform

Die sog. Textform kann auch  durch Austausch eines unsignierten Angebots und einer mündlichen Annahme oder durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben erfüllt werden; dies gilt auch für "einfache" E-Mails zwischen den Vertragspartnern. Auch die Widerrufsbelehrung im Fernabsatz bedarf der „Textform“, und dies kann auch per pdf-Dokument erfolgen. Es geht immer darum, dass in einem „unveränderbaren“ Dokument ein Nachweis des Inhaltes ermöglicht wird.

 

Schriftform

§ 886 ABGB normiert die Schriftform, wobei sowohl für die gesetzliche als auch für die vereinbarte (gewillkürte) Schriftform in der Regel die handschriftliche Unterschrift/Signatur erforderlich ist.

Faksimile-Signaturen oder gescannte Unterschriften, die auf ein Dokument eingefügt werden, oder ein Ausdruck mit Originalunterschrift, der dann wieder eingescannt wird, erfüllen diese Voraussetzungen mE nicht (für die Schiedsvereinbarung bereits der Oberste Gerichtshof in 1 Ob 704/35).

Wird für einen Vertrag Schriftform verlangt (gesetzlich oder durch Vereinbarung zwischen den Parteien), genügt zur Einhaltung der Form entweder die Unterschrift beider Parteien auf einem Dokument oder auf verschiedenen, kongruenten Dokumenten (Angebot/Annahme).

 

Notarielle Beglaubigung und Notariatsakt

Bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Dokumente müssen in dieser Form unterzeichnet werden, z.B. Firmenbuchdokumente, Verträge über Liegenschaftstransaktionen. Eine ganz besondere Form ist der „Notariatsakt“, das ist eine förmliche Urkunde, die von sämtlichen Parteien in Anwesenheit eines Notars / einer Notarin unterfertigt und vom Notar / von der Notarin dann auch noch mit einem sog. Mantel versehen wird. Dies ist zB im Gesellschaftsrecht (GmbH) oder bei Schenkungen ohne wirkliche Übergabe notwendig.

 

Kann die „normale“ Form durch die digitale Signatur ersetzt werden?

Allgemeine Anmerkungen

In Österreich wurden mit dem SignaturG erstmals Regelungen zur elektronischen Signatur eingeführt. An seine Stelle trat das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz, das die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) umsetzt.          

Das Erfordernis der handschriftlichen Unterschrift wird auch durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 4 Abs1 SVG erfüllt, sofern das Gesetz oder eine Parteivereinbarung nichts anderes vorsieht. Ausnahmen bestehen gemäß § 4 Abs. 2 SVG für Rechtsgeschäfte des Familien- und Erbrechts, die Bürgschaftserklärung (§ 1346 Abs. 2 ABGB) außerhalb der kommerziellen, geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit. Gesetzliche Formvorschriften (z.B. Beglaubigung) bleiben unberührt.         

Art. 25 Nr. 2 eIDAS-Verordnung: „Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.“

 

Eine weitere Möglichkeit, die sich aus der eiDAS-VO ergibt, ist die sog. fortgeschrittene elektronische Signatur, die folgende Anforderungen (siehe Art 26 eiDAS-VO) erfüllen muss:

a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.

b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.

c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.

d) Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die einige Merkmale einer qualifizierten elektronischen Signatur [...] aufweist, jedoch nicht mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden muss und auch nicht auf einem qualifizierten Zertifikat zu beruhen braucht. Die fortgeschrittene elektronische Signatur war vor allem bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen (ausgenommen im EDI-Verfahren) vorgeschrieben und wird dafür weiterhin anerkannt, sofern das zugrundeliegende Zertifikat mit Hilfe des von der RTR-GmbH betriebenen Signaturprüfdienstes oder eines gleichwertigen Verfahrens geprüft werden kann. Auch dafür ist ein von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestelltes Zertifikat erforderlich. Viele Vertrauensdienste, die laut Konzept (z. B. Certificate Policy und Certification Practice Statement) für fortgeschrittene elektronische Signaturen geeignet sind, werden vom Signaturprüfdienst der RTR-GmbH erkannt.“ (Quelle: https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Signaturarten.html, abgerufen am 06.06.2020)

 

Anwendung auf die unterschiedlichen Formerfordernisse und Rechtssicherheit

"Textform" kann durch jede Art von Unterschrift oder sogar durch den Austausch von E-Mails erreicht werden. Eine Art von Signatur (quaualifiziert oder fortgeschritten) ist dafür nicht erforderlich. Die „Textform“ gilt jedoch nicht als "schriftlich", und vereinbarte Schriftformvorbehalte können dazu führen, dass der Vertrag als nichtig beurteilt wird.

Es ist auch möglich, dass das anwendbare Recht einen formellen Vorbehalt auferlegt (Rohstoffverträge in Ungarn oder Polen).

Die Erfüllung der "Textform" reicht daher nicht aus, um Rechtssicherheit im geschäftlichen Verkehr zu schaffen.  

 

Schriftform im Sinne des § 886 ABGB: Die "qualifizierte elektronische Signatur" erfüllt dieses Erfordernis.        

 

Notarielle Beglaubigung und Notariatsakt: Die "Fernbeurkundung" und die "elektronische notarielle Urkunde" sind nunmehr (u.a. wegen COVID-19 bis 31.12.2020) zugelassen, wobei das Dokument in einer Videokonferenz mit dem Notar handschriftlich zu unterzeichnen ist.

 

Schlussfolgerungen aus rechtlicher Sicht

Die qualifizierte elektronische Signatur im Sinne von § 4 Abs. 1 SVG ist die geeignete Form, um die bisherigen "Signaturen" bei Verträgen zu ersetzen.

Für die zur Vertretung der Gesellschaft berechtigten Personen (Organe, Bevollmächtigte) sollte deshalb aus rechtlicher Sicht eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt werden, sofern sie nicht bereits eine solche besitzen.

Eine Liste der Anbieter aus Österreich ist auf der Website zu finden:

https://webgate.ec.europa.eu/tl

- A-Trust Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr GmbH

- PrimeSign GmbH

- Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH

- Swisscom IT Services Finance S.E.

- E-Commerce-Überwachung GmbH

 

Eine qualifizierte elektronische Signatur (qualified electronic signature; QES) erfordert beim Signieren eines Dokuments eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bevor eine Person eine QES erhält, muss sie persönlich oder digital persönlich beim Registrar erscheinen.

 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (advanced eletronic signature; AES), die die handschriftliche Unterschrift nicht ersetzt, sondern eine gewisse Sicherheit hinsichtlich der Identifizierung der unterzeichnenden Person und der Authentizität des Dokuments bietet, könnte im Rahmen von B2B-Verträgen ausreichen, bei denen nicht die "Schriftform", sondern eine "sichere Textform" mit der Identifizierung der unterzeichnenden Person und Erkennbarkeit von Veränderungen an den Daten (am Text, am Dokument) erforderlich ist.

Mit AES ist es möglich zu überprüfen, ob das Dokument nicht verfälscht und von der identifizierten Person unterzeichnet wurde.

Art. 25 Nr. 1 eIDAS-Verordnung normiert:  Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.

AES könnte ausreichen, wenn die (handschriftliche) Form aus rechtlicher Sicht nicht erforderlich wäre (gesetzlich vorgesehen, z.B. Bürgschaft oder bestimmte Familienverträge) und die unterzeichnenden Personen darauf achten, dass in die Verträge eine Klausel aufgenommen wird, dass diese AES ausreicht, um ein elektronisches Dokument zu erstellen und die Schriftform (willkürliche Schriftform) der Vereinbarung ersetzt.

 

Sie wollen die digitale Signatur in Ihrem Unternehmen einführen?

Was ist Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Einführung wichtig? Welche Verschlüsselung brauchen Sie? Wollen Sie mehrere Unterschriftenarten in einem Tool kombinieren? Welches Tool brauchen Sie? Nach welchen Kriterien wählen Sie ein Signaturtool aus? Wie planen Sie den Roll-Out?

Um diese Fragen zu beantworten; setzen wir am Donnerstag den 25 Juni 2020 gemeinsam mit Future-Law den ersten E-Signatur Tag in Österreich um.

Informieren Sie sich an einem Tag mit Anbieter*innen, Expert*innen und Praktiker*innen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Trends und technischen Entwicklungen.

 

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Autoren: Michael Schweiger, zert DSBA u Dr. Thomas Schweiger, LL.M., zert DSBA

Version: 08.06.2020 (V1.0)

 

 


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