Name auf dem Bildschirm – wenn die Online-Terminvereinbarung zur (unfreiwilligen) Einwilligung wird - Nummer statt Name im Wartezimmer !

Behörde: Datenschutzbehörde (DSB)
Entscheidungsdatum: 3. September 2025
GZ: 2024-0.739.846 (Verfahrenszahl: DSB-D124.0949/24)

 

Rechtssatz (kurz):
Eine Online-Terminvereinbarung einer Verwaltungsbehörde darf nicht von einer Einwilligung abhängig gemacht werden, den Namen der betroffenen Person im Wartebereich öffentlich anzuzeigen; dies verstößt gegen das Kopplungsverbot und den Grundsatz der Datenminimierung.

Nummer statt Name im Wartezimmer ist datenschutzrechtlich geboten (Datenminimierung!)

 

---

Sachverhalt

Ein Bürger bucht beim Magistrat einer Stadt online einen Termin für ein Amtsgeschäft.

Im Online-Terminvergabesystem gibt es eine verpflichtende „Einverständniserklärung“:
Erst wenn der Bürger zustimmt, dass sein Name im Wartebereich am Bildschirm angezeigt wird, kann er die Online-Terminreservierung abschließen. Ohne diese Zustimmung ist keine Online-Terminvereinbarung möglich.

 

Der Beschwerdeführer will genau das nicht: Er ist mit der Anzeige seines Namens auf der Wartebereichs-Anzeige nicht einverstanden, braucht aber dennoch einen Termin.

Trotzdem wird – nach Abschluss der Online-Buchung – am 22. Juli 2024 sein Vor- und Nachname am Monitor im Wartebereich des Magistrats angezeigt. Andere wartende Personen können diesen Namen sehen.

 

Der Betroffene erhebt daraufhin Datenschutzbeschwerde bei der DSB wegen Verletzung seines Rechts auf Geheimhaltung (§ 1 DSG).

 

Im Verfahren teilt der Magistrat später mit, dass das System zwischenzeitlich angepasst wurde:

• Die Online-Terminvergabe ist nun ausdrücklich als freiwilliger Zusatzservice gekennzeichnet.

• Für das Aufrufsystem wird offenbar ein anonymisiertes System (z.B. Nummern) verwendet; eine gesonderte Einwilligung zur Namensanzeige ist nicht mehr erforderlich.

Die DSB prüft dennoch die ursprüngliche Praxis und stellt fest, ob eine Rechtsverletzung vorlag.

 

---

Rechtliche Begründung der DSB

1. Anwendbarkeit des Datenschutzrechts

Beim Vor- und Nachnamen des Beschwerdeführers handelt es sich eindeutig um personenbezogene Daten i.S.d. Art. 4 DSGVO.

Damit ist sowohl das Grundrecht auf Datenschutz nach § 1 DSG als auch die DSGVO anwendbar.

 

2. Grundsätze der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die DSB erinnert zunächst an die zentralen Grundsätze des Art. 5 DSGVO:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz (Art. 5 Abs. 1 lit. a)

• Datenminimierung – Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c).

Für jede Verarbeitung ist zudem eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO erforderlich. Der Magistrat stützt sich hier auf eine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine Einwilligung wird in Art. 4 Z 11 DSGVO u.a. als freiwillig und für den bestimmten Fall abgegebene Willensbekundung definiert.

 

3. Freiwilligkeit der Einwilligung und Kopplungsverbot

Nach Art. 7 DSGVO – insbesondere Abs. 4 – ist die Einwilligung nur dann gültig, wenn sie freiwillig erfolgt. Erwägungsgrund 43 DSGVO konkretisiert:
Wenn die Erfüllung eines Vertrages oder die Erbringung einer Leistung von einer Einwilligung abhängig gemacht wird, die dafür nicht erforderlich ist, spricht vieles gegen Freiwilligkeit.

Die DSB stellt fest:

• Die Online-Terminvereinbarung wurde faktisch davon abhängig gemacht, dass der Betroffene zustimmt, dass sein Name am Bildschirm im Wartebereich angezeigt wird.

• Ohne Zustimmung keine Online-Buchung – also ein klarer Zwang zur Einwilligung.

Besonders heikel: Der Verantwortliche ist eine öffentliche Stelle, die eine staatliche Leistung erbringt. Die DSB betont, dass bei Einrichtungen im öffentlichen Interesse eine Einwilligung nicht zur Voraussetzung für die Inanspruchnahme staatlicher Leistungen gemacht werden darf, wenn dies datenschutzrechtlich nicht zwingend erforderlich ist.

Die DSB kommt daher zum Ergebnis:

• Die Einwilligung war nicht freiwillig.

• Damit liegt keine wirksame Einwilligung i.S.d. Art. 4 Z 11 DSGVO und des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vor.

• Es liegt ein Verstoß gegen das Kopplungsverbot gem. Art. 7 Abs. 4 DSGVO vor.

4. Verstoß gegen den Grundsatz der Datenminimierung

Die DSB prüft zusätzlich, ob die Offenlegung des Namens auf der Wartebildschirm-Anzeige überhaupt erforderlich war:

• Zweck des Systems ist die Organisation des Parteienverkehrs und das Aufrufen von Personen, wenn sie an der Reihe sind.

• Dieser Zweck kann nach Ansicht der DSB genauso gut durch ein Nummernsystem oder andere anonymisierte Kennungen erreicht werden.

Tatsache ist: Der Magistrat hat das System inzwischen selbst so umgestellt, dass eine anonymisierte Lösung verwendet wird. Das ist ein praktischer Beleg dafür, dass der Zweck auch mit weniger eingriffsintensiven Mitteln erreicht werden konnte.

Damit ist die Namensanzeige nicht erforderlich und verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Ergebnis

Da:

• keine wirksame, freiwillige Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt,

• gleichzeitig gegen das Kopplungsverbot des Art. 7 Abs. 4 DSGVO verstoßen wurde, und

• die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO nicht gewahrt war,

stellt die DSB fest, dass der Magistrat den Beschwerdeführer in seinem Recht auf Geheimhaltung (§ 1 DSG) verletzt hat.

 

Der Beschwerde wird stattgegeben.

---

Fazit und Schlussfolgerungen für Verantwortliche

1. Einwilligung ist bei Behörden heikel – und oft ungeeignet

Öffentliche Stellen sollten sich auf gesetzliche Grundlagen stützen und Einwilligungen nur sehr zurückhaltend einsetzen.

 

Sobald eine Leistung – etwa eine Terminvereinbarung – faktisch nur mit Einwilligung zu haben ist, ist die Freiwilligkeit ernsthaft in Frage gestellt. Gerade bei Bürger:innen, die auf Behördenleistungen angewiesen sind, ist das Machtgefälle groß – Einwilligungen hier sind schnell unfreiwillig.

 

Merksatz:

Wenn Bürger:innen faktisch „zustimmen müssen“, um eine staatliche Leistung zu bekommen, ist es keine wirksame Einwilligung.

2. Kopplungsverbot ernst nehmen

Die Entscheidung zeigt anschaulich, was das Kopplungsverbot aus Art. 7 Abs. 4 DSGVO in der Praxis bedeutet:

• Zusatzverarbeitungen, die nicht zwingend erforderlich für die Leistung sind (z.B. namentliche Anzeige am Bildschirm), dürfen nicht Bedingung für die Nutzung eines Services sein.

• Online-Services von Behörden dürfen nicht mit „zusätzlichen“ Datenverarbeitungen verknüpft werden, nur weil es bequemer oder „netter“ aussieht.

3. Datenminimierung: Nummer statt Name

Die DSB erinnert Verantwortliche daran, dass bei jedem Prozess zu prüfen ist:

• Brauche ich wirklich den Namen, oder reicht eine anonyme Kennung?

• Gibt es ein gelinderes Mittel, das den gleichen Zweck erfüllt?

Für Warte- und Aufrufsysteme liegt die Antwort auf der Hand:

• Ein Nummern- oder Ticket-System erfüllt denselben Zweck.

• Die namentliche Anzeige ist ein zusätzlicher, vermeidbarer Eingriff.

4. Praktische To-dos für Verantwortliche

Für Behörden und andere öffentliche Stellen:

• Online-Formulare und Terminvergabesysteme überprüfen:

  • Gibt es Felder oder „Zustimmungshäkchen“, die nicht unbedingt erforderlich sind?

  • Wird irgendwo die Nutzung des Systems faktisch von einer Einwilligung abhängig gemacht?

• Wo Einwilligungen verwendet werden (z.B. Newsletter der Gemeinde, Zusatz-Services), sicherstellen:

  • Es gibt eine echte Alternative ohne Einwilligung.

  • Die Formulierungen sind verständlich, dokumentiert und jederzeit widerrufbar.

 

Für Unternehmen allgemein (z.B. Arztpraxen, Kanzleien, Dienstleister mit Wartebereichen):

 

• Aufrufsysteme prüfen:

  • Muss der Name auf dem Bildschirm erscheinen, oder kann mit Nummern gearbeitet werden?

  • Gibt es räumliche Alternativen (z.B. persönliche Aufrufe, Pager-Systeme, SMS-Benachrichtigungen)?

• Datenschutz-Folgenabschätzung und Risikoabwägung:

  • Wo personenbezogene Daten im öffentlichen oder halböffentlichen Raum angezeigt werden, ist besondere Vorsicht geboten.