Einsicht in berufliche E-Mails nach Ende des Dienstverhältnisses zulässig - es überwiegen regelmäßig die Interessen des Dienstgebers

Entscheidung der Datenschutzbehörde vom 13.01.2022,
GZ: 2021-0.450.072 (DSB-D124.3952)

 

Rechtssatz: Die Einsichtnahme und Weiterleitung beruflicher E-Mails nach dem Ende des Dienstverhältnisses kann auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden und verletzt nicht das Recht auf Geheimhaltung, wenn keine privaten E-Mails betroffen sind.

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Sachverhalt

Ein ehemaliger Mitarbeiter eines Transportunternehmens beschwerte sich bei der Datenschutzbehörde (DSB), weil seine ehemalige Arbeitgeberin nach seinem Ausscheiden weiterhin Zugriff auf seine dienstliche E-Mail-Adresse hatte.

 

Er behauptete, dass darüber hinaus auch private E-Mails eingesehen und weitergeleitet worden seien, ohne dass er ausreichend informiert worden sei oder ihm Auskunft gewährt wurde. Außerdem verlangte er die Datenübertragbarkeit, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten.

 

Die Arbeitgeberin argumentierte, dass die E-Mail-Adresse ausschließlich beruflich genutzt werden durfte und dass nur zwei berufliche E-Mails nach dem Ausscheiden weitergeleitet wurden, die Rechnungen betrafen. Der Account wurde kurz darauf deaktiviert und schließlich gelöscht.

 

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Rechtliche Beurteilung

Die Datenschutzbehörde wies die Beschwerde in allen Punkten ab:

 

Recht auf Geheimhaltung (§ 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

 

Die Verarbeitung (Einsichtnahme und Weiterleitung) der beruflichen E-Mails war zur Sicherstellung des Geschäftsbetriebs erforderlich und damit durch überwiegende berechtigte Interessen gedeckt. Die DSB verwies dabei auch auf das Urteil des EGMR in der Sache Barbulescu gegen Rumänien.

 

 

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Fazit und Empfehlung für Verantwortliche

Verantwortliche dürfen unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters auf dessen dienstliche E-Mails zugreifen – insbesondere, wenn es sich um berufliche Inhalte handelt und eine dienstliche Weisung zur ausschließlichen beruflichen Nutzung besteht.

 

Für Unternehmen empfiehlt es sich:

 

• Dienstliche E-Mail-Nutzung klar zu regeln (z. B. Verbot privater Nutzung dokumentieren),

• E-Mail-Postfächer bei Austritt schnell zu deaktivieren,

• Auto-Replys einzurichten,

• und personenbezogene Daten nur im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zu speichern.